Jobsuche: Telefonieren mit Personalberatern und Headhuntern - Ein Leitfaden zur effektiven Gesprächsführung für Führungskräfte und Leader

Angenommen Sie heißen Ludwig Erhard, sind kaufmännischer Leiter ppa. in der Konsumgüter Industrie, 48 Jahre alt und “sehr schwarze Wolken im Unternehmen” legen Ihnen eine zeitnahe, berufliche Neuorientierung nahe. Der letzte Anruf vom Headhunter ist schon etliche Jahre her - Sie fragen sich, wie Sie mit den richtigen Leuten wieder ins Gespräch kommen?

Eine sorgfältige und smarte Recherche ist Pflicht: Sofern keine persönliche Kontaktempfehlung vorliegt, sollten Sie unbedingt gründlich recherchieren, welcher Headhunter für Sie am besten geeignet ist in puncto Branche,  Typ (Executive, Berater, Vermittler), Flughöhe, Rolle, Region und ggf. noch weitere Kriterien, wie z.B. spezielle Frauenberater oder Ähnliches. Am besten gelingt Ihnen dies über die erweiterten Suchfunktionen bei XING und LinkedIN. Weitere Details dazu finden Sie unter dem Beitrag „Inverses Headhunting“. Die Links befinden sich am Ende des Artikels.

Suchen Sie nach Personen, die Ihnen „liegen“ und idealerweise Bezugspunkte und Ähnlichkeiten mit Ihrem Lebenslauf aufweisen.  – Das verbessert die Resonanz sofort. Prägen Sie sich ein, welche Stationen der Berater gemacht hat. Er sollte mindestens schon 3-5 Jahre erfolgreich im Business sein und idealerweise aus der Branche kommen, die Sie fokussieren.

Sie haben sich mit dem Geschäftsmodell Headhunting beschäftigt und verstehen, dass Firmen oft im verdeckten Stellenmarkt eine Stelle besetzen möchten. Es gibt sehr unterschiedliche Arbeitsweisen der Headhunter bezüglich der Punkte Netzwerke, Datenbanknutzung, Kunden- und Kandidaten-betreuung, regionale Abdeckung, Spezialisierung etc.

Typischerweise wird nach einem klar spezifizierten „Top-Kandidaten” oft in einer Liste von 5-10 Zielfirmen im direkten Wettbewerb gesucht. Dafür wird meist ein 4-8 seitiges Expose erstellt, das die gewünschten Eigenschaften beschreibt und auch etwas zum Unternehmen und der Aufgabe skizziert. Gerne werden geeignete Kandidaten aus dem Pool und Netzwerk des Headhunters identifiziert und im zweiten Schritt wird dann direkt bei den Firmen und Karriereportalen XING und LinkedIN recherchiert.

Die Headhunter suchen also primär mandatsbezogen (manche nutzen auch interessante Profile, um immer wieder mal beim Kunden anzuklopfen) und arbeiten für das einstellende Unternehmen. Im Normalfall geht es weniger um das Interesse an Kandidaten auf Vorrat – es sei denn, der Headhunter findet einen Kandidaten dermaßen interessant, vermittelbar und sympathisch, dass er ihn gerne auf dem Radar behält. Da wollen Sie hin? Wenn möglich, sollten Sie an den Headhunter über eine Netzwerkempfehlung herantreten oder falls vorhanden, über eine Stellenveröffentlichung auf seiner Seite.

Sie müssen zwei Dinge erreichen: Erstens, müssen Sie klären und sondieren, ob der Headhunter tatsächlich mit Rollen wie der Ihren aktiv umgeht und das bei den Zielfirmen sowie Branchensegmenten, bei welchen Ihr bester Marktwert besteht.

Zweitens, müssen Sie den Headhunter für Ihr Anliegen gewinnen und ihn dazu motivieren, Sie bei passenden Mandaten am Anfang seiner Vorschlagsliste zu setzen. Dies erreichen Sie über eine empfängerorientierte und klare Gesprächsqualität auf Grundlage Ihres guten CVs mit interessanten Leistungsbeispielen und Erfolgsgeschichten (Storytelling). Getragen wird das Ganze von persönlicher Freundlichkeit. Lächeln Sie bitte am Telefon und gerne auch im Stehen. Wenn möglich, vermitteln Sie so etwas wie ein „Personal Branding“. Das hebt Sie von der Konkurrenz ab (bitte vermeiden Sie den „Generalisten“).

Hier eine Gesprächshaltung, die Ihnen dabei helfen kann:

• Es sprechen zwei Menschen miteinander (kein Monolog, kein Hardselling etc.).
• Zwei Experten tauschen sich über eine Geschäftsgelegenheit („Ihre Platzierung“) aus.

In der Einleitung stellen Sie sich vor. Beziehen Sie sich dabei auf eine Empfehlung und fragen Sie noch einmal nach, ob der Ansprechpartner für Ihre Rolle in der von Ihnen bevorzugten Branche grundsätzlich verfügbar ist. Passend dazu können Sie das Telefonat über eine LinkedIN oder XING Nachricht ankündigen bzw. terminieren.

> Guten Morgen Herr Ferry. Ich bin Ludwig Erhard und rufe Sie (auf Empfehlung von …) an wegen einer angestrebten Position als kaufmännischer Verantwortlicher in der Konsumgüter Industrie. Bin ich da bei Ihnen richtig?

> Ja, grundsätzlich machen wir so etwas, worum geht es denn?

> Ja? Prima, darf Ich Ihnen zunächst ein paar Sätze zu mir sagen? Pause .

Im Hauptteil bringen Sie in den nächsten 30-45 Sekunden einen knackigen und spannenden Abriss Ihres CVs; idealerweise mit 1-2 kleinen Erfolgsbeispielen. Erstellen Sie Ihren Beitrag passend zum Unternehmenserfolg. Das erarbeiten Sie vorher und üben es ein, bis es richtig sitzt und rund ist. Seien Sie ehrlich und beschreiben Sie, was Sie geleistet und erreicht haben. Die Bewertung können Sie gerne Ihrem Gesprächspartner überlassen.

> Nun, als Diplom Kaufmann habe ich 2005 zunächst bei Henkel gestartet und habe dort das Vertriebs- und Werks-Controlling sowie das Management-Reporting intensiv kennengelernt und ausgebaut. Darauf folgten weitere (auch internationale) Verantwortungen, 2 Wechsel und immer größere Teams. In den letzten 5 Jahren war ich als kaufmännischer Leiter mit 40 Mitarbeitern bei General Electric mit einem Bereichsumsatz von 250 Mio. Euro. Eines der Projekte beinhaltete die Einführung eines neuen Cloud ERP Systems, das uns zu 12% mehr Rendite verholfen hat. Bei einem anderen Projekt haben wir diverse kaufmännische Funktionen ins Ausland outgesourct und damit allein letztes Jahr über 2,3 Millionen eingespart. Pause

> Was meinen Sie Herr Ferry, wie spannend ist denn mein Profil für Ihre Kunden?

> Antwort: Ja das hört sich schon mal spannend an Herr Erhard. Sagen Sie mal .

Es folgt meist ein kleiner Dialog über fachliche und persönliche Themen.

Typische Fragen der Headhunter sind:

1. Warum möchten Sie wechseln bzw. wie kam es zu der Trennung?
2. Wo möchten Sie arbeiten (Zielfirmen, Branche, Region)?
3. Was verdienen Sie heute bzw. was möchten Sie verdienen?
4. Mit wem sind Sie schon im Gespräch? Wie aktiv sollen wir das behandeln?
5. Wie sieht es mit Ihrer Verfügbarkeit aus?

Im Regelfall wird beim ersten Anruf nicht gleich die geeignete Vakanz ins Gespräch kommen. Seien Sie deswegen vorbereitet auf die Aussage „Aktuell haben wir leider nichts, was auf Sie passt“ und führen Sie das Gespräch weiter, indem Sie ein paar gute Fragen stellen.

Auch Sie haben ein paar gute Fragen vorbereitet, z.B.:

1. Was tut sich denn im Markt bei Ihren Kunden?
2. Welche Anforderungen an kaufmännische Verantwortliche sind aktuell besonders wichtig?
3. Wo würden Sie mich nach dem ersten Blick am besten sehen?
4. Was gefällt Ihnen an meinem Profil? Was weniger?
5. Gibt es noch Kollegen bei Ihnen, die für mich relevant sind?
6. Wie können wir weiter verfahren?

Wenn alles gut lief, wird man Sie bitten, Ihren CV zu senden. Ggf. müssen Sie eine Datenerklärung und später einen NDA unterschreiben. Außerdem könnten Sie in die Datenbank aufgenommen werden. Wichtig: Fassen Sie wieder nach, bleiben Sie freundlich und zuverlässig im Kontakt  – ohne Druck.

> „Vielen Dank Herr Ferry für das nette Gespräch. Es war äußerst hilfreich/gut/wirklich interessant o.ä.

Wie wollen wir denn verbleiben? Wenn ich zwischenzeitlich nichts von Ihnen höre, können wir dann in 4/6/8 Wochen noch mal ein Update machen? Pause

> Ja, dann melde ich mich gerne wieder bei Ihnen. Bis dahin - Auf Wiederhören.

Führen Sie eine Kontaktliste, am besten als Tabelle, in welcher Sie die Gespräche verfolgen und die Wiedervorlage planen können. Bleiben Sie engagiert und entspannt! Niemand möchte einen Kandidaten haben, der unter Druck steht und verzweifelt wirkt. Je nach Profil und Arbeitsmarkt kann es 3 - 9/12 Monate dauern, bis das Richtige auf dem Schirm kommt. Dazu gehört oft auch ein Quäntchen Glück.

Ein letzter Tipp: Wenn sich bei Ihnen dann die richtige Gelegenheit konkretisiert hat und der Vertrag da ist, dann moderieren Sie die „verbliebenen“ Headhunter noch persönlich ab. Geben Sie vertraulich an, wohin Sie gehen, bedanken Sie sich für die Unterstützung und bleiben Sie im Kontakt. Denn das kann ein wichtiger Anker für Ihre weitere Karriere sein. Viel Erfolg!

Sie wünschen weitere Informationen und persönliche Unterstützung, wir freuen uns auf Sie:

Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei Ihrer beruflichen Neuorientierung auf dem verdeckten Stellenmarkt!